Kokoamme yhteen auttamisen ammattilaiset

Tietosuoja ja rekisteriselosteet

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL on pelastusalan ammattiliitto.
Liitto ajaa ja valvoo pelastus-, ensihoito- ja hätäkeskustyöntekijöiden etuja ja oikeuksia sekä edistää heidän hyvinvointiaan työelämässä.

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa jäsenille palveluja. Palveluiden käyttöön liittyviä tietoja käsittelemme, jotta voimme kehittää palvelujamme paremmiksi.

Olemme yhteydessä sinuun, kun toteutamme palveluja, tapahtumia ja jäsenkyselyjä tai kerromme SPALin palveluista, toiminnasta ja jäseneduista. Kerromme niistä eri viestintäkanavien ja -välineiden avulla, kuten esimerkiksi sähköpostin, puhelimen, uutiskirjeen ja jäsenlehden välityksellä.

Henkilötietoja saamme jäseneltä itseltään, jäseneksi liittymislomakkeesta ja muista lomakkeista ja ilmoituksista. Lisäksi saamme henkilötietoja verkkosivujen kautta, yhteistyöorganisaatioilta tai palveluiden käytön yhteydessä. Kerättävien tietojen kattavuus ja säilytys voi siten vaihdella.

Henkilötietoja tallennetaan vain perustellusta syystä. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan SPALin palveluiden toteuttamiseksi, toiminnan kehittämiseksi, yhteydenpitoon, tapahtumista sekä jäsenpalveluista ja -eduista viestimiseen. Palveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.

Tietoja käsittelevät palvelun sisältöä ylläpitävät henkilöt Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:ssä sekä palvelua tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa SPAL on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Palveluiden käyttäjänä sinulla on oikeus muun muassa saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta tallennamme ja kuka käsittelee tietojasi. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.

Mikäli tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä SPALissa, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä SPALin toimistoon: toimisto@spal.fi.

Rekisteriselosteitamme päivitetään toimintamme ja käyttämiemme teknologioiden ja palveluiden kehittämisen myötä. Selosteiden sisältö voi näin ollen muuttua.

Jäsenrekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestösihteeri
Liisa Haimi
puh. (09) 867 8880
toimisto@spal.fi

Rekisterin nimi

Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL on pelastusalan ammattiliitto.
Liitto ajaa ja valvoo pelastus-, ensihoito- ja hätäkeskustyöntekijöiden etuja ja oikeuksia sekä edistää heidän hyvinvointiaan työelämässä.

Liiton tarkoitus on määritelty sääntöjen 2 §:ssä.

Rekisterin pitämisen yleiset edellytykset noudattaen henkilötietolain 8§:n edellytyksiä ovat:

  • jäsenyyden hoitaminen
  • järjestötoiminta
  • jäsenten edunvalvonta
  • jäsenviestintä
  • jäsenmaksujen perintä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenasioiden ja jäsenten edunvalvonnan hoitamiseen liiton ja sen jäsenyhdistysten toiminnassa. Henkilötietoja kerätään sähköisellä lomakkeella liiton www-sivuilla sekä paperisella jäsenilmoituslomakkeella.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenilmoituksen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, koulutus- ja työsuhdetiedot, työnantajatiedot ja halukkuus liittyä JATTK-työttömyyskassan jäseneksi.

Lisäksi jäsen voi halutessaan antaa tietoa aikaisemmasta liitosta ja/tai työttömyyskassasta ja valtuuttaa SPAL ry:n irtisanomaan jäsenyys edellisessä liitossa ja/tai työttömyyskassassa.

Liiton ja sen jäsenyhdistysten luottamustehtävät ja niiden kesto merkitään henkilön tietoihin liiton hallituksen ja jäsenyhdistysten ilmoitusten perusteella. Lisäksi liiton toimisto kirjaa henkilön tietoihin jäsenyyden muutoksiin ja jäsenmaksujen suorituksiin liittyviä tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Niitä päivitetään henkilön oman ilmoituksen tai hänen jäsenyhdistyksen ilmoituksen perusteella. Henkilötietoja voidaan päivittää myös osoitepalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Työnantaja antaa työnantajaperinnän piirissä olevien jäsenten jäsenmaksutietoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenten tietoja (nimi, sähköpostiosoite ja postitusosoite) voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille jäseneduista tiedottamiseen. Luovutus perustuu jäsenhakemuksen yhteydessä saatuun tietoon henkilötietojen käytöstä suoramarkkinointitarkoituksiin. Niiden jäsenten, joiden jäsenmaksun työnantaja perii palkanmaksun yhteydessä, tietoja voidaan luovuttaa työnantajalle jäsenmaksuperinnän käynnistämiseksi.

JATTK-työttömyyskassan nimetyt henkilöt näkevät rekisteristä kassaan kuuluvien jäsenten tiedot. Henkilön jäsenmaksuihin ja jäsenyysaikoihin liittyviä tietoja luovutetaan pyydettäessä Suomen pelastusalan ammattilaisista eronneen tai erotetun jäsenen uudelle ammattiliitolle ja työttömyyskassalle.

Suomen pelastusalan ammattilaiset luovuttaa vuosittain veroviranomaiselle tiedot henkilöiden maksetuista jäsenmaksuista. Lisäksi liitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja vakuutusyhtiöön, liiton jäsenetuvakuutusta varten, jolla jäsenet ovat vakuutettu työpaikalla sekä vapaa-ajalla. Näihin kaikkiin luovutuksiin on jäsen itse antanut suostumuksen liittoon liittymistilanteessa erillisellä liittymislomakkeella ja jäsen voi milloin tahansa omasta pyynnöstään
perua luovutusten säännönmukaisuuden.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät arkistoitavat asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa ja tuhotaan välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäryhmittäin ja rekisteri on suojattu
käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Yhteys on SSL-suojattu. Liiton toimisto myöntää tunnukset niille työntekijöille tai luottamushenkilöille, jotka tehtävänhoidossa tarvitsevat jäsenrekisteritietoja.

Liiton toimiston henkilökunta käsittelee kaikkia jäsenrekisterissä olevia tietoja.

Lisäksi jäsenrekisterin tekniseen ylläpitoon osallistuu Avoine Oy:n järjestelmätuen henkilökunta.

Jokainen jäsen voi tarkastaa omat henkilötietonsa kirjautumalla sähköiseen asiointipalveluun liiton internet sivuilla tai olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.

Jäsenpalvelun chat

SPALin internetsivujen jäsenpalvelun chat-palvelussa käyttäjää ei voi tunnistaa ja keskustelun sisältö säilytetään vain sen aikaa kuin asian käsittely on kesken.

Lisävakuusrahaston rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestösihteeri
Liisa Haimi
puh. (09) 867 8880
toimisto@spal.fi

Rekisterin nimi

Suomen pelastusalan ammattilaisten lisävakuusrahasto

Rekisterin pitämisen peruste

Lisävakuusrahaston tarkoitus on avustaa taloudellisesti Suomen pelastusalan ammattilaisen SPAL ry:n (SPAL) jäseniä työtapaturmista syntyneiden vammojen sekä työperäisten tai työolosuhteista aiheutuneiden sairauksien lääketieteellisessä hoidossa.

Lääketieteellinen hoito tarkoittaa lääkäreiden tai muiden terveydenhuollon ammattilaisten suorittamia tutkimuksia, hoitotoimia mukaan lukien kuvaukset ja operaatiot sekä vamman tai sairauden edellyttämää kuntoutusta. Lääketieteellisenä hoitona voidaan avustaa myös työtapaturmista johtuvia ja tarpeellisia hammashoidollisia toimia.

Avustuksen myöntämisen pääasiallinen tarkoitus on edistää, tukea ja / tai nopeuttaa jäsenen työhön palaamista.

Rahastoa varten on laadittu erilliset SPALin lisävakuusrahaston menettely- ja toimintaohjeet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisävakuusrahaston rekisterin tietoja käytetään avustushakemuksen käsittelyssä ja päätöksen teossa.

Rekisterin tietosisältö

Avustushakemuksen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen, tilinumerotieto avustuksen maksamista varten, jäsenen terveydentilaan liittyviä selvityksiä sekä maksukuitit koituneista kuluista, joista avustusta haetaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Avustushakemuksen henkilötilinumero- ja terveysselvitystietoja kerätään suojatun internet linkin (TLS/SSL-salaus) kautta tulleella hakemuksella sekä postitse paperisella lomakkeella, jonka jäsen on itse lähettänyt.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Avustushakemuksen liitteenä olevat terveysselvitykset tuhotaan välittömästi kun tietoja ei enää tarvita avustusrahaston päätöksenteon ja avustuksen maksatuksen edellytysten mukaisesti. Avustushakemus ja maksukuitit/tositteet säilytetään kirjanpitolain vaatiman säilytysajan puitteissa. Avustushakemus ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa.

Sähköisesti tallennettu aineisto:

Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen Palomiesliiton toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja avustushakemuksen käsittelyssä ja päätöksenteossa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.

Koulutustuen rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestösihteeri
Liisa Haimi
puh. (09) 867 8880
toimisto@spal.fi

Rekisterin nimi

Suomen pelastusalan ammattilaisten koulutustuki

Rekisterin pitämisen peruste

Suomen pelastusalan ammattilaiset ry (SPAL) tukee rahallisesti ns. aktiivijäsentensä omaehtoista koulutusta. Rahastoa varten on laadittu erilliset koulutustuen menettely- ja toimintaohjeet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Koulutustuen rekisterin tietoja käytetään koulutustukihakemuksen käsittelyssä ja päätöksen teossa.

Rekisterin tietosisältö

Koulutustuen hakemisen yhteydessä henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:
Henkilö- ja yhteystiedot sekä jäsenyhdistystieto. Lisäksi kerätään tieto tarkoitetusta koulutuksesta, sen hinnasta, kestosta ja mahdollisuudesta kirjalliseen opinnäytetyöhön.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön perustiedot siirtyvät rekisteriin henkilön oman ilmoituksen perusteella. Koulutustukihakemus osoitetaan kirjallisena (sähköposti tai perinteinen kirjeposti) SPALin toimistolle. Hakemuksesta on käytävä ilmi ainakin jäsenyhdistys, hakijan yhteystiedot, tarkoitettu koulutus, sen hinta, kesto sekä mahdollisuus kirjalliseen opinnäytetyöhön.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Koulutustukihakemus ja siihen liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa paikassa.

Koulutustukihakemuksen liitteenä olevat maksukuitit/tositteet säilytetään kirjanpitolain vaatiman säilytysajan puitteissa.

Sähköisesti tallennettu aineisto:

Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen pelastusalan ammattilaisten toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja koulutustukihakemuksen käsittelyssä ja päätöksenteossa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.

Pelastusalan ammattilainen -lehden rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Rekisterin yhteyshenkilö

Toimittaja
Mikko Terävä
puh. (09) 867 8880
toimisto@spal.fi

Rekisterin nimi

Pelastusalan ammattilainen -lehden osoitteisto

Rekisterin pitämisen peruste

Palomiesliiton jäsen- ja sidosryhmälehti Pelastusalan ammattilainen jaetaan liiton jäsenille, pelastusasemille sekä laajana jakeluna liiton yhteistyökumppaneille sekä pelastusalan päättäjille ja vaikuttajille kunta- ja valtiotasolla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Pelastusalan ammattilainen -lehden osoitteiston henkilötietoja käytetään lehden jakeluun postitse.

Rekisterin tietosisältö

Pelastusalan ammattilainen lehden osoitteistoon kerätään henkilöiltä seuraavat tiedot: Etunimi, sukunimi ja/tai yrityksen nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenten osalta henkilön osoitetiedot siirtyvät rekisteriin Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteristä.

Ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tiedot siirtyvät rekisteriin henkilön / yrityksen oman ilmoituksen perusteella.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti tallennettu aineisto:

Säilytetään erillisessä tietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä. Tietoja saavat käyttää Suomen pelastusalan ammattilaisten toimiston henkilökunnasta vain ne, jotka tarvitsevat tietoja lehden osoitteiston laatimisessa lehtipainoa varten.

Osoitteisto lähetetään lehtipainoon suojatun sähköpostin välityksellä. Lehtipaino hävittää osoitetiedot välittömästi käyttötarpeen päätyttyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti.

Verkkosivusto www.spal.fi

Spal.fi-sivulla voimme kysyä yhteystietojasi, henkilötietojasi sekä tietoja työsuhteestasi jäsenyytesi hoitamista sekä yhteydenpitoa varten.

Sivustojen kävijäseuranta ei suoraan kerää tietoja, joista yksittäinen kävijä voidaan tunnistaa.

IP-osoitteen lisäksi sivustojen käytöstä kerätään vain yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat muun muassa ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä.

Kolmannen osapuolen sovellus

Joillekin spal.fi -verkkosivuston sivuille on upotettu kolmannen osapuolen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte tai video, näköisverkkolehti tai verkkokauppa. Näissä sovelluksissa voidaan käyttää evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta ja osoitteesta kolmannelle osapuolelle. Evästeiden toiminnasta saa lisätietoja kunkin palvelun tietosuojalausekkeista:
Twitter
Facebook
Google ja YouTube
Pelastusalan.ammattilainen.fi / Seravo Oy
Issuu: 1, 2

High Peak -verkkokauppa

Jäsenuutiskirje – spal.fi

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterin ylläpitäjä

Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Spal.fi -jäsenuutiskirjeen vastaanottaminen ja tilaus perustuu jäsensuhteeseen. Digitaalisessa jäsenuutiskirjeessä tiedotetaan jäseneduista ja -palveluista ja toimitetaan jäsenuutisia sekä toteutetaan jäsenkyselyjä.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenille lähetettävään digitaalisen jäsenuutiskirjeen lähetyslistaan on koostettu Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry:n jäsentietojärjestelmästä seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.

Jäsenen osalta henkilö- ja osoitetiedot (nimi, sähköpostiosoite) siirtyvät ja päivittyvät kolmannen osapuolen ylläpitämään sähköiseen jäsenuutiskirjeen osoiterekisteriin Suomen pelastusalan ammattilaisten jäsenrekisteristä.

Uutiskirjetyökalun tarjoava yhteistyökumppani toimii tietosuoja­-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite) asiakkaan puolesta ja lukuun.

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja säilytetään uutiskirjeosoitetietokannassa, joka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.

Jäsen voi koska tahansa poistua digitaalisen jäsenuutiskirjeen postituslistalta. Ohjeet löytyvät spal.fi -jäsenuutiskirjeen lopusta.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista siinä tapauksessa, kun tietoja ei enää tarvita uutiskirjeen lähettämiseksi vastaanottajalle.

Tapahtumat

Tietosuojaseloste: Tapahtumat tai kumppanuustapahtumat, joiden järjestämiseen SPAL osallistuu järjestäjäosapuolena

Rekisterinpitäjä
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Vernissakatu 6, 01300 VANTAA
toimisto@spal.fi
puh. (09) 867 8880
Y-tunnus: 1082814-3

Rekisterin yhteyshenkilö
Suomen pelastusalan ammattilaiset SPAL ry
Liisa Haimi
puh. (09) 867 8880, toimisto@spal.fi

Rekisterin nimi
Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, tapahtumayhteydenpidon, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointitoimenpiteisiin.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen ja osallistumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi ja tapahtuman viestinnässä. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tai Rekisterinpitäjän yhteistyössä toisen organisaation kanssa toteuttaman tapahtumaan osallistujia.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, organisaation sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtuman järjestämiseen liittyvät annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, organisaatiotieto tai muu tapahtuman järjestettävälle osallistujan lähettämä tieto, kuten esimerkiksi ruokavalio.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan itsensä ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa tapahtuman järjestämän organisaation sisällä sekä tapahtuman järjestäjän/jien ja muiden tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritietoja voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle tai tapahtuman osallistumisviestintää hoitavalle taholle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja ne tuhotaan tapahtuman päätyttyä. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla.
Käyttöoikeudet on määritelty käyttäjäryhmittäin ja rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä tunnistautumisen. Luvaton pääsy tietoihin estetään myös mm. palomuurin ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi rekisterinpitäjä. Järjestäjäorganisaatiossa myös henkilöstöllä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Osallistujarekisterin käsittelyyn ja ylläpitoon voi osallistua myös tapahtumatoteutuksen yhteistyökumppani ja järjestelmätuki. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista siinä tapauksessa, kun henkilötietoja ei enää tarvita rekisterin pitämisen edellytysten mukaisesti. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.